Claves del control de la jornada laboral en 2022: compliance y optimización del tiempo

El control de la jornada laboral ha experimentando grandes cambios desde que se marcó su obligatoriedad en 2019. Realizar este registro diario no solo compete al estricto registro del inicio y fin de jornada, sino también a todas las funciones relacionadas con la optimización del tiempo: tareas, turnos, absentismo, gestión del teletrabajo… Incluso si se ofrece una política de flexibilidad laboral, el control no debe ser desdeñado.

La obligación legal de controlar la jornada laboral de todos los trabajadores ha llevado a muchas empresas a adoptar herramientas para gestionar cada una de las etapas que la integran. Si se comete algún error, el proceso productivo de la empresa se verá afectado, y la organización podría ser sancionada. Mantener el compliance, debe ser una prioridad.

Qué se debe de tener en cuenta en el control de la jornada laboral

La gestión del tiempo en una empresa implica numerosas tareas. La gestión de dichas tareas por parte de RR.HH no puede realizarse a mano, las hojas de registro han quedado obsoletas. La posibilidad de cometer errores es demasiado alta para no tenerla en cuenta antes una posible Inspección de Trabajo.

Claves más importantes para el control de la jornada laboral en 2022:

Registro de entradas y salidas

Tanto de los empleados que acuden a la oficina como de los que trabajan desde casa. Este registro debe contener la hora de inicio y de fin de la jornada. Es obligatorio por ley y los datos pueden ser consultados por los trabajadores. Sin embargo, no especifica que se deben incluir los descansos o pausas, lo que a corto, medio y largo plazo puede suponer una ingente cantidad de horas extra no reales registradas.

La digitalización de este proceso con un software adecuado permite a los empleados hacer el registro de forma sencilla y rápida. VisualTime permite, además, centralizar este proceso en una sola solución y convierte su Portal del Empleado en el mayor aliado de una empresa. Con un solo clic se puede registrar cada entrada y salida, descanso, … para reducir el tiempo extra al estrictamente necesario.

Control de tareas

A través del control de tareas se puede saber el tiempo que se ha dedicado a un proyecto. Es útil para los supervisores de los equipos de trabajo, ya que pueden evaluar las horas que se han invertido en una tarea concreta y ajustar los costes en caso de ser necesario.

La clave para una gestión sencilla, poder centralizarlo desde un sistema que permita entrar fichajes en tareas y que esté al alcance de todos los empleados, como por ejemplo una app.

Organizador de turnos

Controlar la jornada laboral en una empresa donde hay turnos supone un trabajo extra en el área de RRHH. La planificación de los mismos es imprescindible para las empresas grandes y de tamaño medio, ya que al haber tantos empleados, es posible que se produzcan errores que afecten a sus descansos. Es imprescindible contar con una gestión que mantenga el compliance y que permita a las empresa automatizar las reglas que marcan los turnos: más de 12 horas entre jornadas, descansos tras turnos nocturnos, … Además, que permita al empleado pedir cambios de turno y conocer rápidamente su horario.

Con VisualTime, el departamento de RRHH tendrá más fácil hacer una planificación con las pautas de trabajo, de rotación, de descansos, e importar sus planificaciones,

Gestionar el absentismo laboral con el control de la jornada laboral

El absentismo supone un importante coste económico para la empresa, de ahí que sea fundamental controlar toda la documentación relativa a las altas y bajas de los trabajadores. Desde las pymes hasta las grandes multinacionales necesitan un sistema que aporte gráficos con comparativas, métricas, informes KPIs y otro tipo de reportes a partir de los cuales se pueden tomar medidas para mejorar el rendimiento en el trabajo.

Vacaciones

Organizar el calendario de las vacaciones no es tarea fácil, sobre todo para las empresas medianas y grandes. El imprescindible para su gestión es contar con una solución centralizada a través de la cual se puedan observar los puestos a cubrir, las solicitudes de los empleados, las vacaciones que quedan por cubrir, las disfrutadas y otras opciones que facilitarán el trabajo de los managers.

Gestionar los permisos, las bajas y las ausencias

Esta tarea también se simplifica gracias a VisualTime, ya que los managers pueden ver en el calendario que empleados están de permiso o de baja y reajustar la programación que tenían diseñada en función de las nuevas circunstancias.

VitualTime permite realizar todas estas tareas de forma automática y centralizar toda la información relativa al trabajador en su expediente HR, de forma que no se produzcan sorpresas de última hora que afecten negativamente al proceso productivo de la empresa. ¿Quieres verlo en directo?

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