El proceso de gestión del tiempo no es más que un proceso organizativo para gestionar mejor el horario laboral de los empleados, con el objetivo de incrementar su eficiencia y productividad, lo que a su vez se traduce en reducción de costes y mayor rentabilidad financiera.
El horario laboral, el tiempo y la asistencia son fundamentales en una organización, y también ayudan a planificar de manera óptima los turnos de trabajo y evaluar qué funciona y qué no. Pero no creas que esto es sólo para directivos, ya que una buena gestión del horario de trabajo redunda en un mayor éxito en la realización de las actividades, lo que contribuye a una mayor satisfacción personal.
Finalmente, puede conducir directamente a nuevas oportunidades de crecimiento profesional dentro de la organización, y esto se debe a que al administrar mejor su tiempo, los empleados tienden a optimizar la ejecución de sus actividades y lograr mejores resultados.
El horario laboral, ¿qué implica?
A través del horario de trabajo la empresa concretará la jornada diaria de los trabajadores, estableciéndose el momento de inicio y de fin, así como los descansos que deberán realizarse durante la jornada.
La normativa laboral para RR.HH sobre el registro de la jornada es muy específica en este sentido. Aunque no especifica cómo se deben fichar los descansos dentro de la propia jornada laboral.
¿Qué tipos de horario laboral podemos encontrarnos?
Los horarios que puede establecer la empresa son:
- Horario rígido, donde los trabajadores deberán permanecer en su lugar de trabajo desde y hasta las horas fijadas.
- Horario flexible, será aquel en que los trabajadores podrán iniciar y terminar la jornada dentro de unos márgenes. Hay tres tipos de horarios flexibles:
- Fijo: La empresa proporciona al trabajador un abanico de horarios y el trabajador escogerá el que más le convenga, y deberá respetarse este mismo horario para todos los días laborables.
- Flotante: Dentro del abanico de horario proporcionado por la empresa, el trabajador podrá escoger el que más le convenga, pudiendo ser diferente para cada día.
- Libre: No habrá horarios, será el trabajador quien escogerá la hora de entrada y salida que más le convenga respetando siempre las horas de jornada pactadas.
3. Horario a turnos. En estos horarios el inicio y el fin de la jornada variará según periodos. Lo más habitual es que se cambie de forma semanal, pasando de turno de mañana a turno de tarde o turno de noche
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta?
- Los horarios de los trabajadores deberán figurar en el calendario laboral, por lo que los trabajadores deberán saber de antemano cuales serán sus horarios.
- La facultad de fijar el horario de trabajo corresponde al empresario como manifestación del poder de dirección, aunque el horario podría concretarse mediante pacto entre la empresa y el trabajador.
- Una vez fijado el horario de trabajo su modificación únicamente podrá llevarse a cabo siguiendo algunos de los procedimientos establecidos en el Estatuto de los trabajadores.
- Cuando el horario se haya fijado por convenio colectivo, la empresa no podrá modificarlo mediante acuerdos individuales con los trabajadores.
Un desafío para los responsables de RR.HH en la organización
La gestión del horario laboral es una de las tareas que más desafíos plantean a los responsables de personas en la organización. Una hora de entrada y salida, que está predeterminada y que puede ir rotando a medida que avanzan las semanas, y tantas circunstancias diferentes para enfrentarla como trabajadores hay en plantilla.
Los responsables de gestionar el horario laboral pueden evitar descuadres y pérdidas de tiempo, si se apoyan en la tecnología. Algunas herramientas de gestión horaria, como VisualTime, gracias a la automatización, pueden conseguir que el sistema funcione.
Entre sus garantías destacan dos, que resultan clave:
- Automatizar el cómputo y control de los horarios de trabajo.
- Automatizar los procesos de registro.
Este software mejora la capacidad de planificación humana, mediante el establecimiento de reglas asociadas a alertas. De este modo, es posible despreocuparse de la gestión, ya que solo hace falta intervenir en caso de recibir el aviso de que algún requisito no se cumple. Esto significa ganar en control y visibilidad.
