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Portal del trabajador, la piedra angular de la digitalización de una organización

10 minutos

¿Es posible centralizar todas las funciones de gestión de personal en un solo espacio? Sí, y se llama portal del trabajador. Gracias a este entorno digital muchas empresas han acelerado sus procesos, logrando que sean más eficientes y eficaces.

Desde los trabajadores presenciales, pasando por los remotos, hasta los que teletrabajan solo algunos días, todos aprovecharán al máximo esta herramienta. Porque no hay mejor forma de ayudarles a utilizar todo su talento que brindándoles las herramientas más innovadoras.

¿Qué es un portal del trabajador?

El portal del trabajador es un entorno digital en el que los trabajadores de una organización pueden realizar diferentes tipos de gestiones. Estas pueden ser tan sencillas y comunes como la entrada o salida del puesto de trabajo, leer comunicados de empresa o contestar encuestas, o puntuales como la tramitación de bajas y solicitudes de cambios de turno o vacaciones.

El objetivo de un portal del empleado siempre debe ser facilitar todos los procesos a través de la automatización, para reducir al mínimo posible, el tiempo utilizado en realizar funciones no productivas, y en su control por parte de los managers

Esta plataforma debe poder adaptarse a las necesidades de todas las empresas permitiendo que se integre en ella la cultura, los hábitos y las políticas implementadas. Además, claro está, de cumplir con todos los requisitos exigidos por las normativas laborales.

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¿En qué ayuda un portal del empleado a la gestión de Recursos Humanos?

Existen seis elementos claves en los que un portal del trabajador se convierte en el mejor aliado de los Recursos Humanos. Estos son:

Fichajes

Desde la nueva normativa de registro del horario laboral, la digitalización se ha convertido en la mejor herramienta para el control horario de los trabajadores. El proceso se ha simplificado tanto que con VisualTime es tan sencillo como entrar en el portal del trabajador y pulsar un botón.

Así pues, tanto los trabajadores presenciales, como en remoto tendrán una manera unificada de fichar en el trabajo. Además, el otorgar la responsabilidad de fichar al propio trabajador fortalece su compromiso con la organización, y respeta la legislación laboral.

Tiempos de descanso

La legislación laboral tiene unos mínimos establecidos en los tiempos de descanso dentro de la jornada de trabajo, por lo que un buen portal del trabajador permitirá cumplir con la normativa a la vez que se calcula el tiempo de trabajo efectivo de cada empleado.

Esto también es aplicable al calendario laboral, ya que se requiere un mínimo de horas entre jornada y jornada. Cuando se diseñe la planificación semanal y mensual, el programa indicará las pautas adecuadas para no incumplir con la ley.

Bolsas de horas

Una de las mayores ventajas de poder gestionar de forma digital el calendario laboral es la implementación de bolsas de horas. Estas ayudan a adaptar ligeramente las jornadas de los empleados, según la productividad estacional.Reduciendo las horas extra, y permitiendo los periodos del año con tiempo de trabajo extra sean compensados con jornada intensiva en verano, o horarios flexibles para la conciliación.

Con el portal del empleado, tanto los trabajadores como el departamento de Recursos Humanos sabrán cuántas horas tienen acumuladas. Esto permite transparencia en la gestión y ayuda a reducir costes y consultas.

Documentación y trámites

El papeleo y la tramitación de solicitudes en formato físico es cosa del siglo XX. Ahora, con el portal del trabajador, se pueden realizar todos los trámites que antes consumían un valioso tiempo. 

Estos pueden ser las bajas de los empleados, la solicitud de vacaciones, propuestas de cambio en la jornada laboral y otros procesos internos de la propia empresa. La documentación se puede adjuntar con facilidad dentro del propio entorno digital,simplemente adjuntando el propio documento o haciéndole una fotografía.

Gestión de tareas y proyectos

VisualTime permite recopilar toda la información de las diferentes tareas y proyectos para llevar un control minucioso.

Saber qué es lo que falta por realizar, el tiempo destinado a cada una de las tareas y los plazos de entrega, es fundamental para ajustar costes de producción y desempeño. Además de permitir contar con cifras de coste más claras y aumentar los beneficios, mejorando la competitividad.  

Comunicación interna

La centralización de envíos importantes a través de un canal único, formal y compartido por todos los trabajadores ahorrará muchísimo tiempo en enviar correos electrónicos ( que a veces ni siquiera son leídos).

La comunicación en la empresa es fundamental para su éxito. Crear lecturas obligatorias, enviar encuestas de satisfacción y permitir un entorno donde las comunicaciones son seguras, es esencial en un portal del empleado, y por ello su máximo exponente es VisualTime.

Portal del trabajador de VisualTime, tu solución definitiva

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el portal del empleado de VisualTime se ha diseñado de forma que se adapte a empresas con características muy dispares. La adaptabilidad y el entorno intuitivo acelerará la curva de aprendizaje de todos y cada uno de los empleados.

Porque la digitalización no sólo es indispensable para una buena gestión de los trabajadores, sino también del éxito a corto, medio y largo plazo. Con VisualTime tienes la garantía de contar con la solución definitiva que te permite ofrecer el portal del trabajador más dinámico, intuitivo y provechoso para tus intereses. 

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