Técnicas de productividad laboral que mejoran el rendimiento en las empresas

El tiempo es dinero. Y muy relacionado con el tiempo está la productividad empresarial: la capacidad de optimizar los recursos para lograr más resultados en menos tiempo. Un aumento en la productividad pondrá a las empresas en la senda del crecimiento, por lo que inevitablemente es uno de los objetivos más deseados para cualquier organización.

Cada empresa tiene sus particularidades y, por lo tanto, determinar las técnicas más eficaces para aumentar la productividad laboral de cada una dependerá de su situación y características. Pero sin duda, es necesario conocer qué acciones podemos llevar a cabo para conseguirlo.

La comunicación en la empresa, la gestión del tiempo, la automatización de procesos… Son factores que intervienen en el grado de productividad. Es importante prestarles atención, analizarlos y medirlos de una manera adecuada para, de esta forma, encontrar áreas de mejora que permitan incrementar no solo la productividad sino, también, la eficiencia y la eficacia.

 ¿Qué es la productividad en la empresa?

Si hablamos de técnicas para aumentar la productividad empresarial, lo primero que debemos hacer es precisamente definir qué es este concepto. Solemos asociar la productividad laboral como la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo. Una definición algo más completa sería aquella que la define como los recursos que son consumidos en el trabajo para obtener el resultado deseado. 

Así pues, la productividad puede calcularse de una manera sencilla con la siguiente fórmula: 

Productividad en la empresa= Bienes o servicios producidos / Recursos consumidos

Esta fórmula debe enmarcarse en un periodo de tiempo determinado. 

Desde un punto de vista personal, la productividad no trata solo de lograr más en menos tiempo. Las personas no somos máquinas y, por lo tanto, no podemos obviar nuestra necesidad de tener una mejor calidad de vida y alcanzar el equilibrio óptimo entre vida personal y laboral. 

De esta manera es cuando logramos aumentar nuestra productividad laboral: cuando estamos en las condiciones óptimas para desempeñar todas nuestras tareas, tanto las profesionales como las personales. 

Y a esto, el departamento de RRHH también debe prestarle atención.

Diferencias entre productividad empresarial, eficacia y eficiencia

El concepto productividad, además, está muy relacionado con los conceptos de eficacia y eficiencia y, a menudo, tendemos a emplear los tres como sinónimos. La realidad es que entre ellos hay algunas diferencias. 

Si miramos a la definición de la RAE, entendemos que:

• Eficacia es la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”. 
• Eficiencia es la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado o la “capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos”. 
• Productividad es la “capacidad o grado de producción por unidad de trabajo” o la “relación entre lo producido y los medios empleados”.

Por ejemplo, eficacia se refiere a aquella acción o proyecto cuyo resultado es el que se esperaba o buscaba: un proceso es eficaz en tanto en cuanto consigue aquello por lo que se inició, independientemente de cómo se haya conseguido. Y si tenemos en cuenta ese cómo, es decir, los medios y recursos que se emplean para conseguir el fin, entonces hablaremos de eficiencia. 

Dicho de otra manera, podríamos decir que:

• Productividad es el resultado de las tareas realizadas en un periodo de tiempo.
• Eficacia es hacer las tareas de la manera más correcta posible. 
• Eficiencia es hacer la tarea correcta.

¿Por qué es importante conocer la productividad en la empresa?

La respuesta a esta pregunta puede parecer obvia: si conocemos el grado de productividad que tiene una empresa, será más fácil optimizar procesos que la lleven por la senda del crecimiento. 

Cuando una compañía conoce su grado de productividad tendrá acceso a información muy valiosa como las circunstancias concretas que la permitirán crecer, qué acciones pueden aumentar sus fortalezas y acabar con sus debilidades, o cómo puede controlar las horas de trabajo para reajustar las jornadas laborales de los empleados, qué ajustes puede introducir para que los procesos sean más eficaces… 

En definitiva, conociendo la productividad de la empresa será posible conocer sus fallos e introducir las mejoras que la hagan ser más competitiva. Por su parte, aumentar la productividad tiene evidentes beneficios económicos, ya que se producirán más bienes o servicios con una menor utilización de recursos. Pero es que además tiene también un impacto positivo más allá del meramente económico, como una gestión de los recursos óptima, un menor impacto medioambiental y un aumento del tiempo de trabajo efectivo que puede repercutir de forma muy positiva en los procesos. Todo ello ayudará a que la empresa gane más con menos esfuerzo, a todos los niveles.

¿Cómo medirla?

No hay duda de que todos queremos aumentar la productividad. Tanto la productividad personal de cada empleado, como la productividad en la empresa de una manera global. Y para eso, el primer paso es saber cómo medirla. 

Ya hemos hablado antes de la fórmula de la productividad: 

Productividad laboral = Bienes o servicios producidos / Recursos consumidos, en relación con un periodo de tiempo determinado. 

Y esta sería la base. Pero para tomar decisiones antes hay que analizar de manera exhaustiva los datos que tenemos disponibles, y aquí entra en juego la analítica de datos como una herramienta excelente para medir la productividad. 

Para lograrlo, cada empresa debe buscar y seleccionar los indicadores más relevantes para ella: la calidad del servicio, el uso que se hace de los recursos, el nivel de ventas, la rotación del talento, el tiempo empleado para cada proyecto… Estos serían los llamados KPIs, del inglés Key Performance Indicator. 

Fijar los KPIs adecuados para cada organización y momento, tomar métricas antes y después de realizar la acción escogida y comparar los resultados nos podrá decir si hemos logrado aumentar la productividad o no. 

¿Qué puede hacer RRHH para mejorar la productividad de la empresa?

A la hora de trabajar en la mejora de la productividad hay una serie de factores y procesos a los que el departamento de Recursos Humanos puede observar de cerca: el control horario, la gestión del tiempo que hacen los empleados, la innovación en los procesos, y la formación y la comunicación interna como herramienta para mejorar la transparencia y el compromiso de los trabajadores con la empresa. Al fin y al cabo, el factor humano es una pieza fundamental para cualquier empresa que puede determinar tanto su productividad como el funcionamiento general. Por mucha innovación en los procesos o tecnológica, al final lo que cuenta es la creatividad, el rendimiento y la implicación del equipo humano.

1. Invertir recursos en formar a los empleados en nuevas tecnologías o procesos. Contar con trabajadores permanentemente formados y actualizados supondrá una ventaja competitiva para las empresas. Además, la formación actúa como herramienta de motivación y retención del talento. 
2. Trabajar la comunicación interna, tanto entre los trabajadores como por parte del equipo directivo hacia los empleados, tendrá muchísimos beneficios. Entre ellos, mejorará la transparencia de la empresa, lo que motivará a todas las personas implicadas. Por otra parte, favorece la conciliación laboral y familiar y mejora la flexibilidad y, por supuesto, facilita la colaboración entre personas y departamentos, lo que puede suponer una fuente de crecimiento constante. 
3. Lograr una adecuada organización y coordinación del trabajo estableciendo flujos adecuados entre los distintos equipos y departamentos. Una buena idea es elaborar un listado de tareas con los plazos y objetivos comunes de la empresa. 
4. También es importante establecer relaciones de confianza y responsabilidad apostando por estructuras organizacionales alejadas de la jerarquía y la rigidez y basadas en las relaciones de confianza entre los diferentes equipos y líderes. 
5. Motivar a todos los trabajadores es importante para favorecer el ambiente de trabajo y, así, mejorar la productividad. Para ello es conveniente apostar por acciones de reconocimiento, plan de carrera en la empresa y tener buenas condiciones laborales. Además, para sentirse motivados los trabajadores necesitan ser tenidos en cuenta y escuchados por parte del equipo directivo, esto hará que se sientan involucrados y más predispuestos a mejorar su trabajo. 
6. Facilitar la conciliación entre vida personal y profesional, dando por ejemplo facilidades para el teletrabajo y apostando por medidas de flexibilidad laboral. Para ello será necesario contar con soluciones cloud que permitan que los empleados trabajen desde cualquier lugar a través de Internet. 
7. Prestar atención a la innovación constante, tanto en los procesos de trabajo como en la maquinaria o material con la que cuente la empresa. Por ejemplo, mantener al día los ordenadores de forma que permitan trabajar de una manera rápida y cómoda. Parece obvio, pero si los equipos informáticos fallan y son lentos, ralentizarán todo el trabajo. 
8. Automatizar procesos. No hay duda de que los procesos de automatización han transformado la gestión empresarial. El I Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia destaca que la eficiencia del proceso productivo ha mejorado especialmente en aquellos periodos en los que se ha incorporado tecnología disruptiva, como los ferrocarriles en el periodo 1850-1892 o la producción en masa entre 1954 y 1975. Ahora estamos en un momento en el que se están desarrollando aplicaciones de Big Data e Inteligencia Artificial y la inversión en tecnología y formación puede traducirse de manera directa en un aumento de la productividad.
9. Revisar constantemente los procesos para detectar cualquier ineficiencia que pueda convertirse en un ladrón del tiempo. Por ejemplo, conviene limitar el número y duración de las reuniones, y hacerlas solo cuando sean realmente necesarias. También conviene revisar el proceso de supervisión y autorización, que normalmente son mecanismos rígidos que se pueden simplificar y mejorar notablemente.

9 técnicas para mejorar la productividad laboral que han demostrado ser eficaces

Desde un punto de vista más personal, también existen una serie de técnicas de productividad laboral que los departamentos de RRHH pueden inculcar en los empleados de la empresa. Se trata de técnicas probadas que ayudan a que cada persona organice mejor su tiempo y aproveche de una manera óptima los recursos de los que dispone.

1. Técnica Pomodoro. Consiste en utilizar un temporizador para alternar periodos de trabajo de 25 minutos con periodos de descanso de 10. 
2. El método Toyota. Este método consiste en la utilización de Kanban, tarjetas similares a los post-it, para dividir los procesos por etapas. Se trata de crear un tablero con tres columnas: una de tareas pendientes, otra de tareas en proceso y una tercera de tareas completadas. Cada tarjeta es una actividad, que se moverá de una columna a otra a medida que se vayan cumpliendo los objetivos. 
3. El método don’t break the chain o Jerry Seinfeld. Se enfoca en coger una sola tarea y realizarla de principio a fin, seleccionando una fecha de inicio y otra de entrega o reservando unas horas del día. 
4. Time blocking  consiste en bloquear períodos de tiempo superior a una hora pero inferior a 3 para trabajar en una tarea sin interrupción. 
5. La técnica de time blocking se puede combinar con la llamada técnica de the final countdown, consistente en trabajar con un sistema de cuenta atrás. Se basa en coger un cronómetro y marcar un periodo de tiempo, idealmente de 90 minutos, dedicado a realizar (y terminar) las tareas asignadas. Después de este tiempo, conviene hacer un descanso de 15 minutos.
6. El método Tengo, quiero, debo ayuda a visualizar lo que de verdad importa, lo que es urgente o lo que aportará mayores beneficios.
7. La regla 80/20 o principio de Pareto es una técnica de productividad en la empresa que surgió en 1906 de la mano del economista italiano Vilfredo Pareto, quien afirmó que el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo generado.  Se trata de identificar las actividades clave que dejan los mayores beneficios para optimizarlas.
8. La técnica Eat the frog trata de comenzar la jornada haciendo el “trabajo sucio” para luego enfocar la atención en las tareas más agradables.
9. Huir de los rabbit holes, o agujeros de conejo por su traducción al español, aunque también podríamos llamarlos ladrones de tiempo. Se trata de identificar las actividades o momentos donde cada persona pierde su atención y se desvía de lo importante, para evitarlo en la medida de lo posible.

Al final, para aumentar la productividad laboral cada persona puede elegir el método o técnica que más eficaz le resulte. Eso sí, desde el departamento de RRHH una buena idea es conocer todas para, así, poder ofrecerlas a los empleados y ayudarles en su proceso de mejora. 

El objetivo, como ves, es que cada empleado pueda llegar a una mejora en la gestión de su tiempo de trabajo. Para ello puede ser muy útil también utilizar una herramienta de gestión del tiempo como Cegid Visualtime. Con Cegid Visualtime el departamento de RRHH podrá gestionar el tiempo de trabajo de los empleados, planificar y optimizar los recursos y así poder incrementar la productividad laboral.

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